拿到婚攝的照片檔看到這張都要落淚了
我的工作人員兼平輩招待拿著我準備給他們的清單認真確認所有前置細節
也因為事前先仔細的把所有事情交待出去，我才能在當天心無旁鶩當新娘
首先，婚宴上我和謝爸的分工是：
桌次圖、收禮、喜米發放、長輩桌招待、餐廳結款由他負責；
佈置、活動相關物品、平輩招待和廠商窗口由我負責
基本上就是長輩在意的長輩處理；新人在意的新人處理
所以，我找了四個好朋友分別擔任：
-新娘代理人&場外佈置
-招待&場內佈置
-所有物資準備/清點/收拾
新娘代理人&場外佈置
代理人顧名思義是讓新娘專心當新娘，其他事都交由代理人處理和決定
所以新娘籌備期間的資料資訊，例如廠商合約，都要pass給代理人
代理人主要負責處理廠商、花童事宜
廠商包括新秘、婚攝和主持人，工作包括結尾款和準備廠商餐點
我準備了一個資料夾，裡面包括餐廳、新秘、婚攝和主持人的合約，以及尾款清單
讓代理人可以跟廠商核對完合約內容，再把尾款紅包交給廠商
另外還有全場桌次圖(哪桌坐哪裡)、平輩桌次安排(誰坐哪一桌的賓客清單)
活動流程表、所有物資清單表(避免有人搞丟，在代理人這多擺一份)
當天我的好姐妹代理人就像下面這張照片，抱著資料夾到處走
(圖片來源：tuckertainment)
此外，廠商(新秘、婚攝和主持人)的餐點也交由代理人處理
新秘和婚攝的工作時間很長，不能不吃東西
但是通常他們也閒不下來，所以我想多開一桌或是一整個便當他們可能都沒空享用
所以是我指定代理人準備御飯糰兩個、香蕉、巧克力、一片佳樂蛋糕(飯店對面的名產)、礦泉水和溼紙巾
很不澎湃，但都是方便食用、也可以放的東西，如果真的沒吃還可以帶走
(還是說其實他們想吃熱便當大啃排骨或雞腿啊，我在那邊自以為
)
場外佈置指的是相本區和收禮桌的佈置
因為宴客場地現成佈置滿多的，我們只再多擺一些小相框和甜點
不特別花時間、準備時間和代理人的工作也有錯開，所以交給同一個人處理
有請廠商或是比較搞剛的話，就不用或是要單獨一個角色了～
招待&場內佈置
平輩桌招待是兩個從國中到大學一起玩的朋友
共同朋友很多，兩個也是social咖，不當招待太對不起他們了
由於事先提供賓客清單給他們，招待還預先在臉書上瀏覽不認識的賓客的照片
希望第一時間過去招呼，只能說超級用心的啦～～～
雖然說是平輩招待，但我也特別請他們主動協助還沒有人招呼的長輩
要幫謝家hold全場的意思
場內佈置指的是準備迎賓禮
因為平輩桌和長輩桌的迎賓禮不一樣，所以請他們在賓客進場前先處理迎賓禮
兩位招待獲得的有：活動流程、桌次圖(特別註記哪幾桌發哪種迎賓禮)、平輩桌桌次清單
以及場內佈置用的婚禮佈置清單
所有物資準備/清點/收拾
和兩位social咖一起長大的還有一位木訥的男子(人家有希望被這樣介紹嗎)
雖然不善聊天裝熟，但是處女座的小心謹慎完全適合做後勤工作
因此內外場佈置、活動用到的道具禮物全部交給物資大人
我事先按需求把物品分類、貼上負責人員名條(ex:場外佈置-人名)
並附上婚禮佈置清單和迎賓＆進場準備(都是物資清單)，以便拿到時先做一次清點
有開始也有結束，物資大人按著活動流程表和上述兩種清單在對的時間將對的東西收回對的地方
物資清單(婚禮佈置用)如下圖↓↓↓
所有的清單都放上照片，避免文字產生困惑
數量、擺放位置、是否需要收拾(例如甜點拿完就不用收)、歸位地點都先列好
另外，再搭配物資清點單把該帶走、該歸還的物品分門別類，同時再次清點數量
宴客結束，帶回台北、帶回中壢、還回道具出租店的物品都已經分好、清點好了
雖然很多張表單看起來好像很複雜
但是配合流程表+工作分配的excel表，工作人員都很快可以知道自己什麼時間做什麼、
要看到哪一份清單執行任務，都有記載↓↓↓
而且除了代理人有所有的表單以備不時之需，其他人都只會拿到自己需要負責的紙本清單
(把人名以O或X代替，不是亂碼XD)
也是處女座的新娘，靠著各種盡量具體清楚的表格以及一封彷彿在工作做交辦事項宣達的mail
事前沒另外開會、沒口頭說明，大家就各司其職完成了所有任務
總的來說，流程表+工作分配是總表，決定"誰""幾點""做什麼"
若有多項物品就參閱子表格，例如婚禮佈置清單、物資清點單
再加上細節備註提醒該任務要注意的細節，或是更仔細的交待
然後別忘了物資有宴客前準備、宴客後收拾，東西回到對的地方也很重要
大家想必都會有活動流程表，再依據此表延伸成工作人員分工表，應該是挺容易的
比較麻煩的就是物資的整裡、列表等，雖然製表和把東西分門別類繁雜，但是大大減少宴客當天的混亂
因為已經交代得夠清楚了，也就不會發生工作人員不知道什麼東西擺哪裡、
或是不知到要收什麼、收去哪裡、給誰的問題
一個小細節：
紙本輸出時兩頁印一張A4，也就是工作人員拿的是一半A4大小的資料/清單
這樣的大小比較方便收取、一手拿著一手做事
最後，我使用的表格都滿簡單的，不過還是放上來給大家參考
空白<活動流程+分工表>可點此下載
空白<婚禮佈置清單>可點此下載
空白<物資清點單>可點此下載
希望多少有幫助～
終於終於，要來到最後一篇了！
最後一篇就來分享訂婚加結婚的總花費吧，終究得面對現實是不是啊
大家掰掰～～
留言列表
